Assistente Administrativo
RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES
Realizar a recepção dos migrantes e refugiados com empatia, buscando entender sua necessidade e atuar de forma proativa para apoiá-lo, oferecendo um ambiente seguro e acolhedor;
Fornecer informações claras sobre as etapas do atendimento, prazos e procedimentos;
Utilizar tradutores ou ferramentas de tradução, quando necessário;
Apoiar na organização das doações, recebendo e catalogando os recebidos;
Realizar as entregas das doações, de acordo com as orientações;
Realizar o atendimento telefônico e direcionar quando necessário;
Realizar o envio de e-mails, contato com órgão competentes para apoiar no serviço, para apoiar na soluções dos casos;
Participar das ações externas, apoiando na organização.
Marcar entrevistas, reuniões ou consultas médicas, conforme necessário;
Manter um calendário atualizado e eficiente, evitando conflitos ou superlotações;
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Registrar dados pessoais e histórico de migração, utilizando as ferramentas do office (word, excel...);
Fornecer e coletar os documentos necessários;
Encaminhar os refugiados e migrantes para os serviços e recursos relevantes;
Ajudar na obtenção de acomodações temporárias, se necessário;
Manter os migrantes e refugiados informados sobre o status de seus casos;
Responder perguntas e preocupações com clareza e paciência;
Cooperar com outras equipes ou organizações para garantir uma comunicação fluida;
Realizar pesquisas periódicas com os migrantes e refugiados sobre a qualidade do atendimento;
Avaliar o número de casos tratados, tempos de resposta, entre outros indicadores;
Participar de sessões regulares de feedback com a equipe e supervisão.
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REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES
Desejável estar cursando superior em Administração, Marketing, Comunicação, Gestão de projetos...
Desejável saber comunicar-se em inglês e ter conhecimento de outros idiomas (espanhol, francês...)
Ter cursado ou estar cursando especialização em Comunicação, Relações internacionais ou áreas afins, será um diferencial.
Disponibilidade para atuar 100 horas por mês, das 13h às 17h
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